Por: Magaly Preciado y Vanessa Garza
Ahora que muchas empresas han trasladado sus operaciones y personal a la modalidad home-office, empujadas por la contingencia sanitaria por COVID-19, sus estrategias de promoción de la diversidad e inclusión deben adaptarse a estas nuevas circunstancias, pues todo parece indicar que han llegado para quedarse.
Promover la inclusión organizacional tiene beneficios para la productividad de la empresa, el bienestar del personal y además favorece la creatividad, tan necesaria para salir adelante en tiempos de crisis. Independientemente del lugar donde se ubique nuestro equipo de trabajo, sigue siendo igual de importante aprovechar las diferentes perspectivas que cada quien trae a la mesa, desde su propio background, circunstancias de vida y sus condiciones como género, edad, orientación sexual, discapacidad, etnia, entre otras. Para lograr una integración real, no basta con desear ambientes inclusivos o decretarlos en las políticas empresariales, hay que tomar acciones deliberadas y proactivas de manera constante. Durante las video-llamadas, por ejemplo, hay pequeños detalles que pueden hacer una gran diferencia para que las personas se sientan bienvenidas y motivadas a presentar sus mejores ideas, aquí te los platicamos.
Antes de la video-llamada
- Conoce las necesidades de tu audiencia: Asegúrate de programar la reunión en una hora que funcione a todas las personas (quizá habrá madres o padres atendiendo las clases virtuales de sus hijos-as) y verifica las necesidades particulares para personas con discapacidad visual, auditiva o de otro tipo (en ese caso, prepara materiales adecuados, busca traducción a lengua de señas, etc.).
- Planea para diferentes estilos de aprendizaje y comunicación: A grandes rasgos, las personas tendemos al aprendizaje visual, auditivo o kinestésico. Por otro lado, algunas nos comunicamos asertivamente, otras pasivamente, otras agresivamente. Considera estas diferencias al planear tu agenda y presentación, para mantener la atención de tu audiencia.
- Comparte información y expectativas: Como el objetivo de la reunión, la agenda, la presentación a revisar, y concretamente qué esperas del equipo. Hay personas que se sienten cómodas con cierto grado de incertidumbre y no tienen problema en improvisar. Pero hay otras a las que apoyarás bastante si les permites prepararse y saber a lo que van.
- Considera las limitaciones técnicas: Hay hogares donde están adaptándose al confinamiento con una sola computadora para trabajo y estudio de toda la familia. O bien, tienen internet limitado o deben cuidarlo para no exceder sus posibilidades económicas. Por ello, será mejor si planeas reuniones breves, en una plataforma accesible, y sin exigir que las cámaras se mantengan prendidas todo el tiempo.
Durante la video-llamada
- Empieza con el “pie derecho”: Si el tamaño de tu audiencia lo permite, haz una ronda de presentación asegurando que todas las personas hablen, esto facilitará que tomen la voz más adelante para aportar. Toma unos minutos para saludar y conversar de manera informal para romper el hielo, sobre todo si la audiencia no se conoce. Puntualiza sobre la agenda: asuntos y horario. Es importante respetar el tiempo asignado a la reunión y no excederse, recordando la diversidad de necesidades de la audiencia.
- Aprovecha las bondades de las tele-comunicaciones: Invita a tu equipo a participar con su micrófono, o bien por el chat. A dejar reacciones o emoticones, responder encuestas, y cualquier otra forma de participación que la plataforma te permita. Esto apela directamente a la diversidad generacional, de personalidades y estilos de comunicación; aprovéchalo y sé flexible.
- Pasa el micrófono: Haz rondas de participación y ofrece la palabra a cada asistente, mencionando sus nombres (pero sin presionar). La impersonalidad de las video-llamadas hace más fácil que las personas se sientan ignoradas o que su opinión es irrelevante; o bien, se abstengan de participar por timidez. Esto propicia que las conversaciones se mantengan entre solo algunas personas y que perdamos aportaciones valiosas.
- No temas a los silencios: Si es el momento de comentarios y nadie habla, no te espantes. Puede ser que estén buscando el botón para activar el micrófono, que se están acomodando el cabello para usar la cámara, etc. Tolera un poco más de silencio de lo que sería “normal” para una reunión presencial.
Después de la video-llamada
- Termina la reunión, pero no cierres la puerta: Antes de concluir la video-llamada, asegúrate de informar a tu equipo cuáles son los canales de comunicación para que pueden consultarte si hubo algo que, por cualquier razón, no compartieron durante la reunión. De nuevo, varios canales siempre es la mejor opción: correo, llamada, whats app, etc.
- Solicita retroalimentación: Es la única manera de saber cómo podemos mejorar nuestro manejo de video-llamadas durante el home-office. Puede ser una breve encuesta anónima a la audiencia. O preguntar directamente a algunas personas qué les pareció la reunión (cuida de no preguntar siempre a las mismas).
- Haz disponibles los materiales de la reunión: Si alguien de tu equipo no pudo conectarse, se distrajo por alguna razón, o necesita recordar algo que se dijo, lo podrá resolver fácilmente si hay una grabación disponible, minutas, materiales de referencia, etc. De igual forma, comparte posteriormente cualquier documento o información que resuelva dudas o asuntos que no hayan sido atendidos por falta de tiempo durante la reunión.
Esperamos que estos tips sean útiles para seguir impulsando la inclusión en tu organización y para acortar la distancia entre tu equipo de trabajo, aunque estén trabajando remotamente. ¡Por un #DistanciamientoFísico con #AcercamientoSocial !
ACCSE Equidad, Diversidad e Inclusión. mpreciado@accse.net, vgarza@accse.net.
Best Practices for Inclusive Remote Meetings. https://ethicsandequitycenter.org/wp-content/uploads/2020/04/Best_Practices_for_Inclusive_Remote_Meetings.pdf
